Menú

10 millors sistemes de gestió de documents per a un millor flux de treball

  • Principal
  • Altres
  • 10 millors sistemes de gestió de documents per a un millor flux de treball

10 best document management systems

Proveu El Nostre Instrument Per Eliminar Problemes

Sistema de gestió de documents més freqüent:

Amb el procés en curs de digitalització, la gent vol reduir el seu treball en paper i espera tenir accés als seus documents importants des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.

Els sistemes de gestió de documents són la millor solució per fer aquesta tasca molt més fàcil. Els lectors de PDF són el millor exemple d’un sistema de gestió de documents mitjançant el qual podeu accedir al fitxer PDF fora de línia i emmagatzemar-lo per visualitzar-lo i fins i tot imprimir-lo i publicar-lo en qualsevol moment i en qualsevol lloc.

Els sistemes de gestió de documents també es coneixen com a sistema de gestió de contingut i són àmpliament considerats com el component de la gestió de contingut empresarial (ECM). Està relacionat amb la gestió de registres, els fluxos de treball, la gestió d’actius digitals, etc.

Sistema de gestió documental

En aquest tutorial, examinarem en profunditat els sistemes de gestió de documents més populars que són utilitzats per diverses organitzacions amb èxit per gestionar els seus documents en paper d’una manera eficient.

Què aprendreu:

Què és la gestió de documents?

La gestió documental es pot definir com la forma que fan servir les organitzacions per gestionar i fer un seguiment de documents electrònics.

Pautes per a una millor comprensió de la gestió de documents:

  • Edició simultània però separada de documents per evitar el conflicte de sobreescriptura.
  • Per tornar a la darrera versió precisa del document en cas d’error.
  • Control de versions per diferenciar dues versions diferents.
  • Reconstrucció de documents.

Avui en dia, la gestió de documents està disponible des d’una petita aplicació autònoma fins a configuracions a gran escala de tota l’empresa que incorpora funcions estàndard d’ompliment de documents.

Aquestes funcions inclouen:

  • Ubicació de l’emmagatzematge
  • Seguretat i control d’accés
  • Auditoria i indexació
  • Classificació, cerca i recuperació
  • Integració amb aplicació d'escriptori

Sistemes de gestió documental

Els sistemes de gestió de documents es refereixen a la gestió i accés als documents electrònicament.

Els sistemes de gestió de contingut empresarial gestionen i controlen els documents digitals creats mitjançant Microsoft Office Suite i programari de comptabilitat com CAD, etc.

El sistema electrònic de gestió de documents hauria de contenir els components que s’indiquen a continuació per demostrar que són eficients:

  • Importació: Per obrir un document nou al sistema.
  • Emmagatzematge: Per mantenir els fitxers del sistema i utilitzar l’emmagatzematge.
  • Identitat: Per recuperar documents amb exactitud assignant índexs.
  • Exporta: Per eliminar elements del sistema.
  • Seguretat: Protecció de contrasenya en determinats fitxers per a usuaris autoritzats.

=> Poseu-vos en contacte amb nosaltres per suggerir un llistat aquí.

Sistemes de gestió de documents més populars

Revisem alguns dels populars sistemes de gestió de documents que s’utilitzen àmpliament per reduir la documentació en paper i millorar el rendiment d’una organització basat en documents.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Oficina Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. DMS de llavors
  9. Casebox
  10. Documents MasterControl
  11. Fitxers M
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademèrit

Obteniu pressupostos GRATU SystemTS del sistema de gestió de documents


# 1) pCloud

pCloud

Característiques clau

  • pCloud us permetrà establir els permisos del grup o els nivells d'accés individuals.
  • Podeu controlar l'accés a les dades mitjançant carpetes compartides.
  • Us permetrà comentar fitxers i carpetes.
  • Manté registres detallats de l'activitat del compte.
  • Podeu accedir a qualsevol versió anterior dels vostres fitxers.
  • Té funcionalitats per a la gestió, compartició, protecció, versió de fitxers, còpia de seguretat de fitxers i gestió d’actius digitals.
=> Visiteu el lloc web de pCloud

# 2) HubSpot

Tauler de control de HubSpot

Característiques:

  • HubSpot El programari de gestió de documents de vendes i de seguiment de vendes serà útil per crear una biblioteca de contingut de vendes per a tot l’equip.
  • Podreu compartir documents de la safata d’entrada de Gmail o Outlook.
  • Us avisarà quan els clients potencials es comprometran amb el contingut que envieu.
  • Proporcionarà informació sobre com és útil el contingut de les vendes per avançar en el procés de vendes, la freqüència amb què l’equip utilitza el contingut.
  • HubSpot té programari de vendes tot en un amb moltes funcions com el seguiment del correu electrònic, la programació de correus electrònics, l’automatització de vendes, el xat en directe, la creació d’informes, etc.
=> Visiteu el lloc web de HubSpot

# 3) Alfresco

Alfresco

Característiques clau:

  • És un ECM de codi obert que proporciona gestió de documents, col·laboració, coneixement i gestió de contingut web, gestió de registres i imatges, dipòsit de contingut i flux de treball.
  • Admet el sistema de fitxers d'interfície comú (CIFS) que permet la compatibilitat de documents amb Windows, així com amb sistemes operatius Unix.
  • Alfresco inclou el suport de l'API i funciona com a back-end per emmagatzemar i recuperar el contingut.
  • La fàcil personalització i el control de versions són les millors funcions d'Alfresco, però són força complexes d'utilitzar

Enllaç oficial: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Característiques clau:

  • LogicalDOC és un sistema de codi obert basat en Java i pot ser accessible per qualsevol navegador web
  • Es pot accedir a aquest sistema des de la vostra pròpia xarxa i permet crear i gestionar qualsevol nombre de documents.
  • Ajuda a millorar la productivitat i la col·laboració dels sistemes de gestió de documents.
  • Disposa d'un accés ràpid i fàcil recuperació de continguts.
  • Utilitza marcs Java com Hibernate, Lucene i Spring per proporcionar una solució de gestió de documents altament flexible.
  • Inclou un conjunt d’API ben definides per integrar-les amb aplicacions de tercers.

Enllaç oficial: LogicalDOC

# 5) Oficina de Feng

Oficina Feng

Característiques clau:

  • Feng Office és un DMS de codi obert amb una plataforma de col·laboració basada en web.
  • Algunes de les bones característiques de l’oficina de Feng inclouen el seguiment del temps, el gràfic de Gantt, la gestió de tasques i la gestió del coneixement.
  • És fàcil d’utilitzar i us permet etiquetar elements.
  • Fins i tot podeu fer un seguiment i enviar per correu el contingut a diversos usuaris alhora.
  • L’únic inconvenient és que només paga algunes de les seves funcions amb cada actualització.

Enllaç oficial: Feng Oficina

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Característiques clau:

  • Nuxeo és un sistema de codi obert que gestiona el flux de contingut a través del cicle empresarial.
  • El sistema provat redueix el consum de temps necessari per a la cerca i recuperació de contingut.
  • Proporciona diverses maneres de capturar el contingut, inclòs l'escaneig d'imatges.
  • El registre d’auditories és una de les bones funcions que podeu utilitzar per fer un seguiment del contingut i també és una manera més senzilla.
  • Ofereix un conjunt ric d’APIs, una plataforma robusta, una fàcil personalització i manteniment de projectes.
  • Però és bastant complicat per a principiants i algunes personalitzacions d’instàncies també poden esdevenir complexes.

Enllaç oficial: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Característiques clau:

  • Un sistema de gestió de documents de codi obert que permet fer un seguiment, compartir i protegir el contingut.
  • Posseeix funcions com ara metadades, flux de treball, dipòsit de documents controlats per versions i compatibilitat amb WebDAV.
  • Podeu recuperar el contingut adequat en el moment adequat.
  • La funció de reproducció ràpida permet a l'usuari crear i gestionar les cadències de contingut.

Enllaç oficial: KnowledgeTree

# 8) DMS de llavors

DMS de llavors

Característiques clau:

  • Seed DMS és un sistema de gestió de documents de codi obert i fàcil d'utilitzar.
  • Aquest DMS es basa particularment en PHP, MySQL i sqlite3.
  • Serveix com a plataforma preparada per a l'empresa completament desenvolupada per al seguiment, accés, emmagatzematge i compartició de documents.
  • Es pot considerar com la propera versió de LetoDMS i és totalment compatible amb ell.
  • Permet editar documents disponibles en format HTML.
  • Podeu preparar una presentació en línia i permetre col·laboracions en temps real.

Enllaç oficial: Llavor DMS

# 9) Caixa de casos

Casebox

Característiques clau:

  • Casebox és una eina extensible per ampliar el contingut, la gestió de projectes i recursos humans.
  • Està dissenyat per donar suport a la gestió de tasques, supervisió, cerca de text complet, herència de dades, etc.
  • A més, Casebox ve amb un excel·lent mecanisme de control de versions i serveix de lògica condicional per donar suport a la gestió de registres.
  • Casebox us ajuda a emmagatzemar i bloquejar diversos fitxers en un sol lloc amb el control de l’usuari.
  • Casebox també proporciona allotjament segur amb l'ajut del xifratge SSL en un servidor xifrat.
  • La xarxa privada virtual (VPN) pot mantenir la vostra comunicació segura.

Enllaç oficial: Casebox

# 10) Documents MasterControl

Documents MasterControl

quins són els diferents tipus de proves

Característiques clau:

  • MasterControl Inc. és un sistema basat en el núvol comercial que permet un lliurament més ràpid del producte, reduint el cost general i el temps necessari per gestionar documents i continguts.
  • Augmenta l’eficiència del producte i gestiona amb seguretat la informació de l’empresa
  • Aquest sistema proporciona funcions com el control de documents, la gestió d’auditories, la gestió de la qualitat i altres processos regulatoris.
  • A part d’aquestes, hi ha algunes altres funcions que ofereix aquesta eina, com ara Gestió de compliment, col·laboració, control d’accés, gestió d’impressió, control de versions, lliurament i indexació de documents, col·laboració i cerca de text complet.

Enllaç oficial: MasterControl

# 11) Fitxers M.

Fitxers M

Característiques clau:

  • M-Files us ajuda a gestionar la vostra informació de manera segura amb la seva funció de sortida.
  • Aquesta característica fa un seguiment dels vostres documents amb cada petit i gran canvi.
  • És un sistema útil, fàcil d’implementar i un sistema de gestió de documents robust.
  • També està disponible per a Windows i Mac, també compatible amb dispositius Android i iOS.
  • Els fitxers M es poden integrar fàcilment amb altres aplicacions i evita la duplicació.

Enllaç oficial: Fitxers M

# 12) Worldox

Worldox

Característiques clau:

  • Worldox és un sistema comercial i complet que gestiona documents i correus electrònics.
  • Worldox inclou funcions d'indexació anomenades Archiving and Retention, que permet que les dades estiguin disponibles a l'instant sempre que sigui necessari.
  • Es pot integrar amb SharePoint i implementar-lo amb Windows, Android, Mac, iOS i Cloud.
  • Les funcions de gestió de documents de Worldox inclouen Gestió de conformitat, Control d’accés, Conversió i indexació de documents, Gestió de correu electrònic, Control de versions i Cerca de text complet.

Enllaç oficial: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Característiques clau:

  • Dokmee és un sistema comercial de gestió de documents basat en el núvol amb l'eficiència i la seguretat dels vostres documents.
  • Dokmee proporciona múltiples escriptoris, a més de configuració web, interfície fàcil d'utilitzar, eines de captura i edició.
  • Dokmee admet excel·lents funcions d'automatització amb funcions de cerca i indexació de nuclis.
  • Permet un conjunt d’eines d’imatge i seguiment de documents per obtenir un millor suport.

Enllaç oficial: Dokmee

# 14) ademèrit

ademèrit

Característiques clau:

  • Admet el mecanisme de control centralitzat per emmagatzemar els vostres documents en una única ubicació.
  • Els vostres documents digitals es poden organitzar ràpidament amb experiència lògica i estar disponibles com a versions comercials i de codi obert.
  • Els documents escanejats es poden convertir en fitxers PDF que es poden cercar mitjançant la funció de reconeixement òptic de caràcters (OCR).
  • El sistema àgil basat en web desa el fitxer al núvol, però no fa una còpia de seguretat de les vostres dades automàticament i no es poden restaurar dades.
  • Compatible amb tots els sistemes operatius i, per tant, permet la cerca de text complet i el control de versions.

Enllaç oficial: ademèrit

A part d'aquests, els 12 sistemes de gestió de documents més importants, encara en tenim alguns més que es poden afegir a la llista anterior. Els he fet una breu introducció a la secció següent.

Eines addicionals

# 15) eFileCabinet : Aquesta eina comercial es pot integrar amb totes les aplicacions de Microsoft Office. Està disponible amb diverses versions de documents allotjats i del servidor.

La seva característica única de flux de treball us permet programar les vostres tasques de manera eficient.

Enllaç oficial: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Ajuda a gestionar els vostres documents importants amb tots els detalls, com ara dates i contingut.

Podeu preparar auditories internes i externes mitjançant els vostres documents a ContractZen.

Enllaç oficial: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault proporciona sistemes de gestió de documents empresarials (EDMS), gestió de la informació empresarial (EMI) i solucions de gestió de documents al núvol per gestionar els vostres documents.

Ajuda a reduir el cost de productivitat amb un suport complet d’automatització.

Enllaç oficial: MaxxVault

# 18) DocsVault : Els sistemes de gestió de documents DocsVault inclouen les millors funcions adequades per gestionar i fer un seguiment dels vostres documents.

Inclou control de versions, seguretat de documents, rutes i historial d’auditoria, fluxos de treball de documents electrònics, perfil de documents i etiquetatge, etc.

Enllaç oficial: DocsVault

# 19) eVault : eVault és un sistema de gestió de documents basat en web. Proporciona gestió de compliment, gestió de jerarquia de diversos nivells, etc.

Com qualsevol altre sistema de gestió de documents, eVault també proporciona control d'accés, indexació de documents, control de versions, etc.

Enllaç oficial: eVault

# 20) Catalitzador : Catalyst ha desenvolupat diversos productes comercials com ara Catalyst Insights basats en XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track i OnRamp.

Es desenvolupa amb diversos serveis de suport lingüístic.

Enllaç oficial: Catalitzador

# 21) D rupal : Drupal és un sistema de gestió de contingut de codi obert molt conegut per les seves funcions, com ara la creació de contingut, el rendiment i la seguretat.

La modularitat és el principi fonamental de Drupal. Aquest sistema és flexible, escalable i fàcil d’utilitzar. Podeu crear el vostre propi marc digital integrat amb Drupal.

Enllaç oficial: Dr. va caure

# 22) virtual Oficina : Office Virtual té una funció de cerca per cercar qualsevol text, autor, atributs, etc.

També proporciona una bona gestió de fitxers amb emmagatzematge segur. Coincideix amb el context empresarial i troba la informació ràpidament en el moment adequat.

Més lectura = >> Programari de bloqueig de carpetes superior per a Windows 10

Enllaç oficial: virtual Oficina

# 23) arxiu bitfarm : bitfarm-Archiv és un sistema de gestió de documents de font obert i gestió de contingut empresarial per a l'arxiu a prova d'auditoria.

Algunes de les seves funcions importants inclouen l’arxiu automàtic de diverses fonts de documents, la cerca de text complet, la configuració flexible, etc.

Enllaç oficial: arxiu bitfarm

Això és!! Hem acabat amb els sistemes de gestió de documents més populars.

Podeu triar-ne un o més segons els vostres requisits i veure quins seran els més adequats per a la vostra organització. Amb l’ús d’aquest programari, la productivitat general augmenta i també fa que les tasques siguin molt més fàcils i flexibles.

Conclusió

La gestió de documents redueix la proporció d’esforços i temps dedicats a gestionar documents i continguts.

com puc obrir un fitxer EPS

La gestió de tràmits i el seguiment de registres és un treball tediós per a qui el maneja, però els programes esmentats anteriorment són molt útils per fer-lo flexible en un termini inferior.

Els sistemes de gestió de documents capturen i organitzen documents en documents electrònics per accedir-hi, gestionar-lo i fer-ne un seguiment fàcilment en qualsevol moment segons les vostres necessitats. La captura i la indexació són les grans funcions de DMS que s’utilitzen per combinar diversos documents més grans alhora.

=> Poseu-vos en contacte amb nosaltres per suggerir un llistat aquí.

Espero que n’hagueu triat un de la llista anterior !!!

Lectura recomanada

^