sharepoint document management system tutorial
Anàlisi en profunditat del sistema de gestió de documents de SharePoint, les seves versions i funcions:
En aquest article, analitzarem què és SharePoint, com es crea un sistema de gestió de documents de SharePoint, els avantatges i els inconvenients de l’ús de SharePoint i diferents tipus de descàrregues.
Gestionar una gran quantitat de documentació en qualsevol organització pot ser molt esgotador tant en termes de temps com de mà d’obra, i encara pot ser propens a errors. Tot i això, és fonamental mantenir tots els documents al seu lloc perquè el projecte funcioni sense problemes.
Totes les organitzacions necessiten un sistema robust per mantenir la documentació emmagatzemada de manera segura i en l'ordre correcte. Aprofundim en un dels sistemes de gestió de documents més robustos que proporciona SharePoint, un producte de Microsoft.
Què aprendreu:
- Què és un sistema de gestió de documents?
- Què és SharePoint?
- Prerequisits per crear un sistema de gestió de documents al SharePoint
- Creació d’un sistema de gestió de documents al SharePoint
- Funcions del sistema de gestió de documents de SharePoint
Què és un sistema de gestió de documents?
Un sistema de gestió de documents és un programari que controla i fa un seguiment del cicle de vida complet dels documents. El cicle de vida d'un document té diversos passos, des del seu inici fins a la seva desactivació.
preguntes i respostes d’entrevista d’enginyer de suport tècnic
Mitjançant un sistema de gestió de documents, es pot emmagatzemar i rastrejar un document que es crea a través de cada versió del mateix, cobrint totes les funcions canviants del document, inclosos tots els detalls de la seva modificació, revisió i ús.
Què és el cicle de vida del document?
Els cinc passos bàsics d'un cicle de vida del document són:
1) Planificació
La fase de planificació és on es dibuixa un pla del que ha de contenir el document. Es reflexiona sobre la manera d’estructurar el document i es recopilen les dades necessàries per crear-lo
2) Creació
En aquesta etapa, es crea i es numeren una versió esborrany del document. Per exemple, la versió 1.0; durant el qual l’autor crea el document a punt per revisar-lo.
3) Revisió
En aquest pas, la versió esborrany o la primera versió del document es transmeten a un revisor. El revisor revisa atentament el document i suggereix els canvis necessaris.
4) Modificació
Durant l'edició, l'autor o, de vegades, un editor accepta els canvis necessaris i treballa al document per incorporar-los.
5) Aprovació
Aquest és l'últim pas, durant el qual el document passa a l'aprovació per part d'un expert en matèria autoritzat per signar-lo.
Els passos anteriors d'un cicle de vida del document poden incloure més passos, segons els termes de l'organització i la capacitat del projecte. Un cicle de vida tan complex d’un document es pot gestionar amb facilitat mitjançant una eina potent com SharePoint.
A la secció següent, veurem què és SharePoint i com es pot utilitzar per a la gestió de documents?
SharePoint és una plataforma col·laborativa que permet fer ús paral·lel i activitats multiusuari a les organitzacions per emmagatzemar i gestionar solucions de gestió de dades senzilles o complexes.
SharePoint va ser llançat l'any 2003 per Microsoft. Des dels seus inicis, Microsoft ha desenvolupat diverses versions de productes i descàrregues de SharePoint per adaptar-se a les diferents necessitats dels clients.
1) SharePoint en línia
Es tracta d’un servei basat en el núvol que permet a una empresa subscriure’s als serveis de SharePoint Online i mantenir transaccions de documents amb totes les parts interessades que utilitzen la plataforma en núvol, en lloc d’instal·lar SharePoint localment.
2) SharePoint Server
En funció de les necessitats empresarials, el SharePoint es pot instal·lar i desplegar localment mitjançant la versió del SharePoint Server.
A part dels dos tipus de descàrregues anteriors, hi ha algunes altres versions disponibles.
El Fundació SharePoint , que és una versió anterior de SharePoint, només disponible a SharePoint 2013. Encara s’utilitza àmpliament. A més, hi ha un SharePoint Designer 2013 s’utilitza per crear solucions habilitades per al flux de treball. El conegut OneDrive, que té la seva versió per a empreses anomenada OneDrive Business sync.
Així, segons els requisits i la capacitat de l'empresa, els clients poden descarregar la versió respectiva de SharePoint per satisfer les seves necessitats.
En aquesta secció, veurem el benefici que té una organització de triar SharePoint per a la seva gestió de documents.
quins dispositius funcionen a la capa 2 també
Avantatges de fer servir SharePoint per a la gestió de documents:
1) Alta seguretat i integritat
Les funcions de seguretat de Microsoft SharePoint són tan robustes que l’usuari mai no haurà de preocupar-se per l’accés no autoritzat a fitxers d’informació classificada ni per la fallida integritat de l’aplicació.
2) Fàcil d'utilitzar
SharePoint està construït, tenint en compte tots els nivells d’interessats que poden utilitzar aquesta eina, i per tant està dissenyat de manera que sigui fàcil d’utilitzar per a tots els usuaris.
3) Administració amb una totalitat
SharePoint compta amb una consola per a l'administració central, mitjançant la qual l'administració tindrà accés per afegir les seves funcions, configuració i configuració amb un control complet.
4) Personalització
El nivell de personalització proporcionat per SharePoint als desenvolupadors és molt gran; l'eina es pot modificar i personalitzar completament segons els requisits empresarials.
5) Col·laboració
Aquesta és la millor i una de les funcions més importants de SharePoint que ajuda a tots els usuaris de SharePoint de l'empresa a mantenir-se col·laborat i actualitzat i a estar al dia en totes les fases del cicle de vida del document. L'última versió de SharePoint també proporciona transmissions d'informació en temps real.
Per molt bo que sigui un sistema, sempre hi haurà alguns inconvenients. Però, és important que l'usuari determini les prioritats i els requisits d'ús per ponderar els avantatges sobre els desavantatges.
Inconvenients d'utilitzar SharePoint per a la gestió de documents:
1) Basat en web
Com sabem, l’accés al SharePoint necessita Internet, que necessita una xarxa sòlida, i fins i tot una connexió de xarxa sòlida és propensa a fallar de vegades. En aquests moments, l’ús de SharePoint és impossible a causa de la seva dependència d’Internet.
2) Paquet de moltes tasques
Sabem que SharePoint té més potencial que només emmagatzemar documents, com ara fluxos de treball automatitzats, etc. Per tant, per a una petita empresa que només necessita una eina per emmagatzemar documents en línia, hi ha altres eines més adequades al mercat.
3) Subscripció
Tots els empleats nous que tinguin accés a SharePoint necessiten un pagament per la seva subscripció cada mes, cosa que podria resultar costosa per a organitzacions amb requisits menors i pressupostos més baixos.
Abans de crear i aprofundir en els aspectes de navegació de la gestió de dades a SharePoint, aquí veiem els requisits que cal establir:
1) Determineu el tipus de documents que entrarà al sistema:
Basant-se en el tipus de document que entra al sistema, els usuaris podran configurar un fitxer plantilla per a cada tipus de document, perquè estigui llest per al seu ús.
2) Enumereu el fitxer tipus d’informació que s'ha de recollir per a cada document:
El més important és tenir les metadades al lloc per al document penjat, per tant, és necessari llistar i configurar els camps que s’han d’emplenar per a les metadades, de manera que tots els usuaris tinguin tota la informació necessària sobre els documents penjats. També en base a això, es podria decidir el ubicació o el camí , on es col·loca el document al sistema
3) Treballar amb Metadades :
A diferència de la configuració tradicional de carpetes i subcarpetes que ocupen una immensa memòria i que encara no ho mantenen tot organitzat, tal com s’espera, a SharePoint fem servir les metadades per fer-la més sistemàtica i accessible.
Per tant, així és com configurem el sistema SharePoint segons les metadades: tots els documents penjats s’han d’etiquetar amb les metadades adequades i predefinides. Amb això, la cerca amb paraules clau proporciona els resultats més adequats i precisos.
4) Contingut Tipus:
També és important organitzar els tipus de contingut al sistema de gestió de documents. Un tipus de contingut no és res més que literalment, el tipus de contingut. Podeu classificar els documents en funció del tipus de contingut que tingueu.
Per exemple: si hi ha deu recomptes de documents word que són HLD, cinc fulls Excel de casos de prova i dos recomptes de documents word de plans de prova, es poden classificar en funció del tipus de contingut. En termes més específics de SharePoint, els tipus de contingut contenen els tipus de metadades en què es classifica el contingut.
Els tipus de contingut es poden reutilitzar per a diferents escenaris i requisits. A la configuració de SharePoint, hi ha moltes opcions per crear nous tipus de contingut i incloure també el tipus de contingut en un grup més cercable per al seu ús futur.
5) Control d'accés :
Basat en els punts anteriors, el fitxer control d'accés es pot donar, per permetre als usuaris mantenir els seus documents segurs i accessibles només als usuaris seleccionats.
A més, configuració de rols és possible per a diferents usuaris amb diferents graus de control sobre el document (crear, revisar, suprimir i aprovar el document, etc.).
6) SharePoint 2013 també incorpora Polítiques per als documents per garantir que compleix les directrius corporatives i els requisits legals.
(imatge font )
En aquesta secció s’explica com es carreguen els fitxers al sistema SharePoint i les possibilitats d’utilitzar-los.
1) Amb SharePoint’s interfície fàcil d'utilitzar , es pot carregar un fitxer simplement mitjançant la funcionalitat de pujada o el botó de càrrega. Exactament la forma de seleccionar un fitxer per adjuntar-lo a un correu electrònic.
2) Després de penjar el document, un munt de fitxers les entrades es poden omplir en funció del projecte . Per exemple, si es tracta d'un projecte amb molts mòduls, podeu tenir camps que s'han d'emplenar amb detalls per indicar a quin mòdul pertany el fitxer.
3) Després d'emplenar tots els detalls, podeu desar el fitxer i el fitxer es carrega al sistema amb alguns metadades emplenades automàticament com ara, qui va crear el fitxer, quan es va crear el fitxer, el número de versió, etc. i algunes dades emplenades, com ara els detalls del mòdul, etc.
c ++ espereu 1 segon
4) Cada vegada que es modifica un document, la versió apareix al seu historial i els usuaris poden veure el fitxer historial de versions del document - només per visualitzar-lo o per restaurar el fitxer a una versió anterior concreta.
5) Després de penjar el document a SharePoint, sempre es crea un enllaç per a cada fitxer. Això l'enllaç es pot compartir amb dos propòsits: visualitzar-lo o editar-lo.
6) Si teniu Office 365, també podeu fer-ho cerqueu qualsevol document al SharePoint amb la funcionalitat de cerca a la màquina local.
7) Es poden crear, modificar i eliminar documents amb els permisos adequats, en cada moment, en funció dels requisits o necessitats canviants del negoci.
Quan es crea un fitxer de document per a un projecte que té una millora i canvis continus, la modificació del document corresponent també esdevé un procés continu. Fa una dècada, fins i tot amb l’ús de tecnologia d’avantguarda, mentre diversos usuaris podien accedir a carpetes i unitats compartides, només una persona, l’administrador, tindria el dret de fer qualsevol canvi als fitxers de les unitats compartides, cosa que seria insuficient .
Avui, amb l’ús de SharePoint, tenim moltes funcions interessants que ofereixen la mateixa oportunitat a tots els seus subscriptors per satisfer les exigències dels seus rols, sense haver de comprometre la seva pròpia feina o la feina que fa una altra persona al document.
Aquí hi ha algunes funcions que fan que SharePoint sigui interessant:
1) Versió de versions
SharePoint permet que tots els usuaris llegeixin o facin canvis al mateix fitxer de document i proporciona a cada versió del document un número de versió únic, acompanyat de comentaris de l’usuari, indicant quins canvis s’han fet en aquesta etapa o en aquesta versió del document.
2) Bloqueig del fitxer
Una persona que utilitza un fitxer per modificar-lo bloqueja el fitxer mitjançant la funció de sortida, de manera que no hi ha cap conflicte en el manteniment de la versió correcta del fitxer i cada canvi realitzat es registri correctament en seqüència.
Quan la persona acaba de treballar amb el fitxer, utilitza la funció Registre per desbloquejar el fitxer i permetre que un altre usuari prengui el control de manera similar.
Per exemple, si l'usuari A ha de modificar les dades del fitxer X i l'usuari B també té la tasca de modificar el mateix fitxer. L'usuari A accedeix al fitxer X a SharePoint a les 00:01 i l'usuari B hi accedeix a les 00:03, després l'usuari A hi accedeix, fa una sortida per modificar el fitxer de manera que l'usuari B no el pugui modificar al mateix temps temps. Un cop fet, l'usuari A fa la facturació. Després de registrar-se per part de l'usuari A, l'usuari B rep una notificació, de manera que ara pot accedir-hi, fer la sortida i fer la seva modificació i, a continuació, la facturació un cop feta
3) Metadades
SharePoint proporciona informació detallada sobre l’estat actual d’un fitxer com: quan es va modificar el fitxer, qui va modificar el fitxer, si s’ha aprovat o no l’última modificació, un enllaç al document, etc. Aquest estat detallat del document ajuda a els interessats empresarials que tinguin accés al fitxer, obtinguin una visió completa de l’estat actual.
Conclusió
El sistema de gestió de documents de SharePoint és un dipòsit col·laboratiu de fitxers, ja siguin plataformes basades en núvol o basades en servidor, és fàcil d’utilitzar i té funcions de seguretat integrades.
Tot i que hi pot haver moltes eines d’aquest tipus al mercat, que poden ser menys costoses i més fàcils d’utilitzar, el SharePoint de Microsoft té excel·lents funcions per a un sistema de gestió de documents robust.
Lectura recomanada
- Tutorials Eclipse en profunditat per a principiants
- 10 millors sistemes de gestió de documents per a un millor flux de treball
- Tutorial SVN: Gestió del codi font mitjançant Subversion
- Tutorial Bugzilla: Tutorial pràctic de l'eina de gestió de defectes
- Tutorial de TestLink: una guia per a l'eina de gestió de proves de TestLink (tutorial núm. 1)
- Tutorial 4 de TestLink: mètriques de prova, gestió de paraules clau, camps personalitzats i gràfics d'informes de prova
- Tutorial d'administració de JIRA: administració i administració d'usuaris de JIRA
- Tutorial de l'eina de gestió de defectes de l'IBM Rational Team