Menú

Habilitats d’assistent executiu, salari, responsabilitats i molt més

  • Principal
  • Altres
  • Habilitats d’assistent executiu, salari, responsabilitats i molt més

executive assistant skills

Proveu El Nostre Instrument Per Eliminar Problemes

Obteniu més informació sobre les funcions i responsabilitats, salaris i habilitats essencials necessàries per convertir-vos en un assistent executiu amb èxit:

El paper dels assistents executius ha evolucionat en els darrers anys. A partir de la simple resposta a les trucades telefòniques i la salutació dels convidats de l’oficina, avui s’han convertit en un soci estratègic, solucionador de problemes i confident de confiança. Ara tenen més valor que abans. La seva funció s’ha transformat en una de més estratègica que la de suport.

Actualment, els executius depenen en gran mesura dels seus assistents per a molt més que ajuda d’administrador. Depenen dels seus EA per a la seva experiència tècnica, assessorament estratègic i també analitzen críticament les situacions. El seu paper s'estén fins a dedicar-se a una àmplia gamma de coses i problemes variats, com ara comunicacions internes, gestió de projectes, planificació d'esdeveniments, etc.

Habilitats d

Què aprendreu:

Funcions i responsabilitats de l'assistent executiu

La seva feina es descriu com el paper de poder. Per tant, és inevitable que els assistents executius tinguin algunes habilitats especials per treballar tot. Si teniu previst fer-ho, aquí teniu una llista d’habilitats bàsiques i essencials que heu de tenir. Abans, però, heu de saber quines són les responsabilitats d’un ajudant executiu.

Responsabilitats d'un assistent executiu

Responsabilitats

(imatge font )

Tot i que el paper i les responsabilitats d’un ajudant executiu han crescut molt en els darrers anys, algunes de les bàsiques han estat les mateixes.

Les responsabilitats inclouen:

  • Preparació de documents com a informes financers, factures, notes, cartes, informes, etc.
  • Tenir cura de les trucades segons sigui necessari, com respondre-les, encaminar-les o passar els missatges.
  • Tenir cura de la comptabilitat bàsica.
  • Reuneix i registra registres, informes i documents de l’empresa.
  • Preparació de documents per a la seva revisió i presentació després d’investigar i realitzar dades.
  • Ajudeu els executius a preparar-vos per a les reunions.
  • Gravació de l’acta de la reunió amb precisió.
  • Arranjament de cites.
  • Ús d’ordinadors per a diverses obres.
  • Fer gestions de viatges.
  • Gestió de bases de dades, comanda de subministraments i realització de tasques d'oficina similars.
  • Comprovació, ordenació i distribució de comunicacions com a faxos, correus electrònics, cartes, etc.

Salari d’assistent executiu

Sou

(imatge font )

Els llocs de treball d’assistent executiu ocupen el segon lloc de la llista de llocs de treball més ben remunerats del mercat i no necessiten un grau ni un nivell d’estudis específics. El salari d'un EA varia en diferents indústries. Poden guanyar entre 55.000 i més de 70.000 dòlars.

Llista d’habilitats d’assistent executiu

Ser ajudant executiu és una feina exigent. Per tant, si us dediqueu a aquest treball, hi ha algunes habilitats bàsiques que heu de tenir.

Aquestes habilitats s’expliquen detalladament a continuació:

# 1) Una inclinació a les xerrades

Un ajudant executiu és com un portaveu i les seves paraules són considerades de les del seu cap. Per tant, és imprescindible una gran capacitat de comunicació d’un nivell expert, amb etiquetes adequades del telèfon i un llenguatge elegant. Haureu de ser persuasiu i haureu de poder posar tot sobre la taula amb precisió i claredat.

Sovint, els assistents han d'assumir el paper de facto de les comunicacions internes en nom dels seus caps. A més, els executius volen comprovar les vostres idees o obtenir la vostra opinió sobre alguna cosa vital. Per tant, han de ser capaços de transmetre honestament el seu punt de vista.

# 2) Habilitats impecables per organitzar i prioritzar

Aquesta és una necessitat absoluta per als assistents executius, ja que tenen un paper trepidant i en constant canvi. Per tant, no es poden permetre el luxe de perdre el temps sense estar organitzats. Un bon executiu ha d’estar organitzat de manera impecable.

Requereixen prioritzar les tasques segons el focus i acabar-les una per una. Ajuden el seu cap a prioritzar les tasques i, per tant, han de fer el mateix abans. Per tant, els permet ajudar al seu cap a minimitzar la distracció i concentrar-se només en les qüestions i activitats més urgents que tinguin el màxim palanquejament.

Això requereix un judici raonable per decidir què necessita atenció i què pot tancar. L’assistent ha de col·laborar amb el seu cap per prioritzar la feina. Per ser bo en prioritzar els vostres objectius generals, ha de ser clar perquè sense objectius clars no es pot fer això.

# 3) Múltiples tasques

multitarea

(imatge font )

Bé, la multitarea és un mite perquè el nostre cervell només pot gestionar un treball complex alhora. Però un cert grau de multitasca és essencial en el paper d’un assistent executiu. Ara, podeu fer-ho combinant dues tasques senzilles.

Per exemple, esteu en una trucada i l’altra persona ha deixat la trucada en espera. Preneu-vos aquest temps per respondre a alguns correus electrònics o fer les reserves per viatjar. Heu de prioritzar el vostre treball i completar-los un per un. Però barrejar algunes tasques sense sentit estalviarà molt de temps.

# 4) Competent en tecnologia

Els assistents executius han de ser hàbils en les habilitats tecnològiques, ja que necessiten crear informes d’empreses, realitzar entrades de dades, gestionar calendaris, etc. amb el sistema de gestió de relacions amb els clients, el servei d’atenció virtual i la plataforma d’atenció al client.

Per això, un assistent executiu ha de tenir un coneixement exhaustiu dels sistemes operatius, el programari, els navegadors, etc.

# 5) Un ull per als detalls

Les comunicacions de socis i clients són sensibles, de manera que, mentre es gestionen, cal que estiguin orientades als detalls. Això els ajuda a evitar errors de mecanografia i errors gramaticals. Tenir atenció als detalls també ajuda en altres treballs, a més d’assegurar-vos que proporcioneu dades de treball fiables i precises.

Els errors no només disminuirien la vostra reputació, sinó que també faran que el vostre cap qüestioni la vostra fiabilitat.

# 6) Decisiu i ràpid

Ser assistent executiu és com córrer a un ritme ràpid tot el temps. No tenen temps de ser lents ni vagos. Heu de ser capaços d’avaluar la situació, recollir la informació necessària, fer preguntes importants i després actuar ràpidament.

plantilla de matriu de traçabilitat de requisits amb exemple

És possible que no sempre tingueu tota la informació necessària, però sempre haureu d’actuar amb seguretat i rapidesa. No obtindreu el luxe d’esperar per obtenir més claredat o pitjor, fins i tot permís de vegades.

Habilitats d'un assistent executiu excepcional

Hi ha assistents executius i, després, hi ha assistents executius destacats. Els més destacats són aquells que tenen algunes habilitats addicionals a les esmentades anteriorment.

# 1) Recursos

Sovint se sol·licita als assistents executius que facin tasques impossibles. I no et pots queixar perquè forma part de la feina, ve amb el territori. Necessiteu tenir connexions, gent de la qual pugueu treure favors. Heu de ser conscients de tots els llocs adequats per a diferents coses, a qui dirigir-vos, com negociar i on mirar. Aquesta és la manera en què podràs tirar dels impossibles.

# 2) Mantingueu-vos tranquil

Calma sota pressió

(imatge font )

Els executius sovint tenen feines a alta pressió i la majoria també són exigents. Aquesta pressió i demandes es transmeten als assistents. Molts dies seran com el simulacre de foc. Per tant, heu de mantenir la calma. Només així podreu complir els terminis i acabar les tasques.

# 3) Penseu en el panorama general

Els assistents executius treballen amb tots els nivells d’empleats i diversos departaments. Per gestionar les coses de manera eficient en nom del vostre cap, heu de tenir una bona comprensió del negoci. Si no sou capaç d’entendre alguna cosa, organitzeu una cita per dinar amb algú que ho faci i parleu-hi.

També podeu fer el mateix amb algú de tots els departaments. T’ajudarà a obtenir més coneixement sobre com l’equip juga un paper vital en la missió més gran de l’empresa. És una de les millors maneres de treballar en xarxa. Heu de tenir un coneixement fonamental de tot per poder oferir informació vital als vostres superiors i cap.

# 4) Discreció rígida

Els executius tracten constantment informació sensible i això significa que els assistents també hi tenen accés. Tota la informació privilegiada s’ha de tractar amb delicadesa.

L’èxit d’un assistent executiu es basa en la confiança. Ser descuidat amb informació sensible no només pot trencar aquesta confiança, sinó que també pot costar la vostra feina. I si, per error, heu fet un lliscament, posseïu-lo. Feu-ho saber al vostre cap abans que ningú i busqueu-hi un remei.

# 5) Anticipar-se

Anticipar-se

(imatge font )

Els assistents executius floreixen quan poden preveure els possibles esdeveniments i anticipar-se als problemes fins i tot abans de passar a qüestions plenes. Haurien de ser capaços d’anticipar-se també situacionalment i personalment.

L’anticipació de la situació és quan preveieu les possibilitats que es produeixi un problema i treballeu de manera proactiva per evitar que es produeixin. L’anticipació personal és conèixer la idiosincràsia i les preferències del vostre cap. En ambdós casos, haureu de ser capaços d’aturar-lo en la primera etapa que us estalviarà innombrables maldecaps al llarg del camí.

# 6) Flexibilitat

La feina d’un ajudant executiu és àmplia i diferent. Això vol dir que haureu de girar 360 graus en qualsevol moment. Les coses canvien a cops de dit i els assistents s’han d’ajustar i respondre en conseqüència.

Haurien de ser capaços de canviar ràpidament el que busquen. Per exemple, podeu estar esforçant-vos per fer alguna cosa, aleshores el vostre cap s’hi passeja i us demana que finalitzeu amb urgència alguna altra tasca. Heu de ser capaç de posar en pausa la feina que heu de fer per acabar la feina assignada recentment. Però llavors també heu de ser capaços de tornar al que feia.

Què fa d'un assistent executiu una estrella de rock?

Ser assistent executiu no és fàcil, però ser assistent de rockstar necessita molt més. Quan ets tan bo, el teu cap depèn de tu per moltes coses. En aquest cas, no es pot recular ni fer-se lent. Cal estar un pas per davant i ser assistent de rockstar.

# 1) Sigues proactiu

proactiu

(imatge font )

Per ser assistent de rockstar, cal tenir una ment pròpia. No sempre podeu dependre del vostre cap per dir-vos què cal fer. Moltes coses poden sortir malament en un dia d’executiu i per això l’esperança és vital.

No obstant això, és igualment important tenir un enfocament adequat als problemes. Intenteu estar sempre preparats amb una solució fins i tot abans que us ho demanin i també intenteu tenir alternatives preparades.

# 2) Teniu la pell gruixuda

Els assistents executius es reuneixen cada dia amb diversos tipus de persones i no tothom els fa simpàtics. Algunes persones podrien passar un mal dia o d’altres, per naturalesa, són malhumorades. Per tractar amb aquestes persones, heu d’aprendre a no prendre res personalment. Sovint necessiten algú per sortir. No heu de permetre que aquest tipus de crítica us faci mal.

En cas contrari, sempre estaràs esgotat, abatut i irritat. També us quedareu endarrerits a la vostra feina. Per tant, si coneixeu aquesta gent, aneu a passejar, prendre un cafè, meditar o qualsevol cosa que us ajudi.

# 3) Estareu disposats a fer una milla addicional

Un bon ajudant sempre ha d’estar disposat a aprendre. Aquesta és l'única manera de mantenir-se per davant dels nous programes, procediments i tecnologia. Per tant, hauríeu de ser un pensador independent que no sempre necessiti algú que us guie.

De vegades, la feina pot ser aclaparadora; en aquests moments, mantingueu la calma, prioritzeu i delegueu la tasca i el seguiment de manera proactiva. Hauríeu de ser incansables per resoldre els problemes, evitar la crisi i mantenir els compromisos. En poques paraules, cal estar disposat, fiable, intel·ligent i amb molta confiança. Aquesta és l’única manera de ser un actiu per a l’organització.

# 4) Voluntari per a projectes especials

Si hi ha un projecte especial en curs i l'executiu no té prou efectius per dedicar-s'hi, intensifiqueu-vos com a voluntaris. Us resultarà una mica massa involucrat en el projecte mantenint l’antiga feina, però no considereu cap feina massa petita.

Preguntes més freqüents

P # 1) Quines són les tres habilitats principals d'un ajudant executiu?

Resposta: Les habilitats inclouen:

  • Hauria de ser expert en tecnologia.
  • És bo en la comunicació verbal i escrita.
  • Haurien de saber organitzar-ho tot.

Q # 2) Per què són importants els assistents per als executius?

Resposta: Els assistents atenen les necessitats dels seus caps sense parar i també anticipen les seves necessitats. Mantenen els seus caps al corrent i a temps per a tot. En termes senzills, és la feina d’un assistent mantenir el CEO organitzat i fer-lo veure bé.

P # 3) Com convertir-se en assistent executiu del conseller delegat?

Resposta: Com a mínim, heu de tenir un títol de batxiller, juntament amb bones habilitats comunicatives i domini de l’idioma. Tenir un títol avançat també ajuda.

Q # 4) Què significa un assistent executiu de nivell C?

Resposta: També conegut com a C-suit, és un adjectiu per descriure executius de rang alt en una organització. C significa cap. Els oficials o executius de nivell C es consideren poderosos i influents.

Conclusió

Com a assistent executiu, començareu a treballar amb diverses aplicacions, eines i programes. A més, heu de treballar les vostres habilitats interpersonals, ja que és igual d’important. Podeu aprendre a utilitzar un programa nou que us ajudarà a fer diverses tasques. Però, per ser el millor ajudant executiu, heu de ser capaç de predir el que el vostre cap podria necessitar després.

Sempre hauríeu de ser bons en tractar amb persones difícils i en comprendre la importància de la privadesa. Aquestes són les habilitats essencials per a un gran assistent executiu.

Lectura recomanada

^