change management tutorial what is change management
Aquesta guia completa per a la gestió del canvi explica el procés de gestió de canvis, els models, els avantatges i els 7R detallats:
La gestió del canvi (CM) és el conjunt d’eines, processos i tècniques que s’utilitzen per ajudar els individus a passar d’un estat existent a l’organització a un estat nou.
CM es pot entendre com:
- Gestió de configuracions per gestionar el codi i els requisits.
- Implementació del canvi organitzatiu.
- Seguiment de qualsevol canvi que es produeixi a la infraestructura de TI: gestió de serveis de TI (ITSM).
Què aprendreu:
Visió general de la gestió del canvi
L’objectiu de CM és aplicar estratègies per realitzar el canvi dels objectius, processos o tecnologies d’una organització, supervisar les sol·licituds de canvi i ajudar els empleats a adaptar-se al canvi proposat.
Això significa que és obligatori tenir:
- Un procediment molt ben organitzat per abordar un canvi.
- Un conjunt de procediments ben preparat per preparar una resposta a les sol·licituds.
- Un mecanisme per fer un seguiment de la implementació de la sol·licitud.
Per iniciar un procés de gestió de canvis, l’organització ha de tenir en compte l’impacte que tindran tots els processos i sistemes canviats a l’organització.
S’haurien d’implantar els processos següents:
- Planifiqueu el canvi
- Proveu el canvi
- Comunicar el canvi
- Programa el canvi
- Implementa el canvi
- Documenta el canvi
- Avalueu els resultats
La documentació és un aspecte important de la CM, ja que hem de mantenir el procés i també fer una reversió en cas que sigui necessària aquesta acció.
Definició de la gestió del canvi
Basant-se en diversos punts de vista, CM es pot definir de la següent manera:
- Des del punt de vista d’un professional d’infraestructures, és l'enfocament sistemàtic per a l'aprovació, les proves i la posada en marxa d'un nou equipament o d'una nova versió.
- Des del punt de vista del Projecte, és el procés que s'utilitza per obtenir l'aprovació de canvis en l'abast, la cronologia o el pressupost d'un projecte.
- Des de les metodologies: PMP, Prince2, ITIL, perspectiva ISO20000, és el procés per obtenir una aprovació i implementar canvis en un projecte o entorn operatiu.
- Des del punt de vista PROSCI, Association of Change Management Professionals (ACMP), l'Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI), és el procés per ajudar les organitzacions a utilitzar CM a cada nivell.
- Des del punt de vista del desenvolupament de programari, és el procés que implica el seguiment i la gestió de requisits i codi de canvis.
Els processos de gestió de canvis també són responsables de fer un seguiment de qualsevol canvi que es produeixi en una infraestructura de TI. La norma ISO 20000 és l'estàndard que defineix l'objectiu de la gestió del canvi. Per fer-ne un seguiment i un tractament adequats, s’utilitzen tots els canvis fets en un conjunt de mètodes i procediments estandarditzats.
Pel que fa als canvis de documentació, el nom utilitzat per a aquest canvi és una gestió de configuració i és obligatori utilitzar una eina de gestió de canvis per gestionar correctament el control de versió.
Una eina CM realitzarà les accions següents:
- Feu un seguiment de tots els canvis realitzats.
- Doneu motiu als canvis realitzats en cas que siguin necessaris.
- Assegureu-vos que els diversos camins estaran disponibles per tenir la possibilitat de desenvolupar diferents versions del mateix producte al mateix temps.
- Assegureu-vos que les correccions de codi o les millores del codi estiguin relacionades amb defectes, versions i versions.
Tenint en compte la introducció, ha de quedar clar que per definir el terme gestió de canvis haurem d’entendre el context en el qual ens agradaria definir-la.
Tipus de canvis organitzatius
És una part de la gestió que s’utilitza per gestionar molts tipus de canvis organitzatius. Els tipus de canvis organitzatius més importants són els següents:
- Canvi de desenvolupament: Això significa qualsevol canvi a nivell organitzatiu que suposi una millora dels processos i procediments establerts prèviament.
- Canvi de transició: És el canvi relacionat amb el trasllat de l'organització de l'estat existent a un altre estat completament nou, suposant que l'organització té un problema que es pot resoldre canviant l'estat actual.
- Canvi transformacional: Es tracta del canvi que modifica fonamentalment la cultura i el funcionament d’una organització.
7R’s Of Change Management
ITIL 'Business Perspectives Volume II' conté una llista de comprovació amb set preguntes senzilles al capítol sobre continuïtat del negoci que descriu els passos per determinar el canvi de risc de canvi i estudiar l'eficàcia del procés de gestió de canvis.
Les set preguntes es comenten a continuació:
# 1) 'Qui va impulsar el canvi?'
Hi ha molts punts d’entrada i grups d’interès identificats com a font de canvi. Això condueix a la idea que és obligatori tenir un sistema per recollir tots els canvis. Un sistema d’aquest tipus hauria d’incorporar controls acceptables per fer front a les modificacions que es transmetin en àrees amb finalitats específiques.
# 2) 'Quina és la RAÓ del canvi?'
En primer lloc, hem d’entendre si el canvi pot introduir riscos sense cap benefici comercial. Tots els canvis importants s’han d’analitzar a partir d’un criteri d’anàlisi de cartera acordat.
què és un fitxer .7z
# 3) 'Quina TORNADA es requereix del canvi?'
És obligatori entendre si el canvi genera una amortització financera.
# 4) 'Quins són els RISCOS implicats en el canvi?'
Els riscos es classifiquen en riscos que es poden acceptar o riscos que s’han de mitigar. Un pas crucial per definir el perill que comporta és analitzar l’impacte del canvi en la infraestructura actual. ITIL utilitza el concepte de 'gravetat' per a riscos potencials i problemes reals.
# 5) 'Quins RECURSOS són necessaris per lliurar el canvi?'
Quan parlem de recursos, estem pensant en les persones i els recursos informàtics necessaris per a la implementació del canvi. Des de la perspectiva de la gent, hem d’entendre quines són les habilitats necessàries per implementar el canvi. Després d’haver entès les habilitats necessàries, hem d’estar segurs que aquestes habilitats estan disponibles.
# 6) 'Qui és RESPONSABLE de la part' construir, provar i implementar 'del canvi?'
Les responsabilitats de construir, provar i implementar els canvis de l'aplicació s'han de dividir segons els requisits de compliment i auditoria. La segregació de responsabilitats ha de ser rastrejable, aplicable i aplicable a tot el procés de gestió de canvis i versions.
# 7) 'Quina és la RELACIÓ entre aquest canvi i altres canvis?'
Cal fer una anàlisi de les relacions de canvi des de dins i a través dels límits funcionals. La planificació dels canvis planificats s’hauria de compartir i, d’aquesta manera, l’anàlisi d’impacte i la relació de canvis, el mapatge pot formar part d’una base de dades integrada de gestió de configuracions (CMDB).
Respondre a aquestes set preguntes proporciona alguns avantatges importants:
- Els serveis són més fiables i estan disponibles per als clients perquè les organitzacions han d’utilitzar un conjunt de mètriques que proporcionin un mitjà més objectiu per mesurar el risc de canvi.
- Podem entendre fins a quin punt el nostre procés de gestió de canvis compleix amb l’actual i identificar-los en les noves tècniques.
- Disposar d’un procés audible de gestió de canvis és essencial perquè hi ha una dependència entre les empreses dels serveis de TI i els nous requisits.
Models per a la gestió del canvi
L’objectiu dels models de gestió del canvi és proporcionar principis rectors per ajudar els administradors a alinear l’abast dels canvis proposats amb les eines existents.
# 1) ADKAR (Prosci)
El model ADKAR és un model seqüencial de gestió del canvi orientat a objectius. Va ser creat per Jeff Hiatt, fundador de Prosci.
(imatge font )
La consciència i el propòsit desitjat són canviar l’estat actual, en el qual ens adonem que cal un canvi, però el procés de canvi encara no ha començat.
Durant la fase de transició, apareixen coneixements i habilitats. I en el futur, apareixerà un reforç.
OBJECTIU 1: Sensibilització
De vegades, el canvi és inevitable en una organització i traurà les persones fora de les seves zones de confort. Si expliquem el motiu del canvi amb molta antelació, els empleats tindran prou temps per acceptar el canvi i preparar-s’hi.
OBJECTIU 2: Desig
Si els empleats entendran la necessitat del canvi i els avantatges que comporta, veurem una actitud entusiasta i el desig de participar en la implementació del canvi.
Si no entenem els sentiments de l’empleat pel que fa al canvi i no abordem adequadament les seves pors i els mostrem com els beneficia personalment el canvi, no donaran suport total al canvi i no tindran el desig de participar en la implementació del canvi.
OBJECTIU 3: Coneixement
Per implementar nous procediments, haurem de formar l'equip i proporcionar-los les millors pràctiques perquè puguin entendre com implementar el canvi.
Preguntes i respostes de c ++
OBJECTIU 4: Habilitat
Es necessita pràctica per traduir el coneixement en habilitat. És millor fer alguna simulació per analitzar els resultats i fer ajustaments. Hem de supervisar els empleats quan han començat la implementació dels canvis i, basant-nos en comentaris constructius, podem millorar el procés.
OBJECTIU 5: Reforç
La idea darrere d’aquest objectiu és que hem d’animar els empleats a seguir el canvi al llarg del temps.
# 2) Model de transició de ponts
El model de transició de ponts va ser desenvolupat per William Bridges. És un model centrat en les persones. L’objectiu principal és gestionar la transició de l’experiència de la gent cap al canvi. La força d’aquest model és que se centra en la transició, no en el canvi.
La idea de Bridges és que la gent segueixi les etapes al seu ritme. El model identifica tres etapes de transició:
- Etapa 1: finalitzar, perdre i deixar anar
Quan els empleats tinguin la primera presentació del canvi, entraran en aquesta etapa inicial de transició. Seran resistents perquè d’alguna manera es veuen obligats a fer alguna cosa amb la qual no són conformes. Els empleats han d’entendre i acceptar que alguna cosa s’acaba abans d’acceptar la nova idea.
- Etapa 2: incertesa o zona neutral
Aquesta etapa és com un pont entre l’antic estat i el nou estat. Els empleats segueixen lligats al vell, però intenten adaptar-se al nou estat. Aquest és un moment perfecte perquè els empleats s’animin a provar una nova forma de treballar. Els comentaris són realment importants en aquesta etapa.
- Fase 3: acceptació o nou començament
Aquest és el moment en què els empleats comencen a acceptar la iniciativa de canvi. Els empleats estan desenvolupant les habilitats necessàries per a nous procediments.
# 3) Biblioteca d'infraestructures de TI (ITIL)
Aquest és el marc que conté directrius detallades per gestionar els canvis en les infraestructures i operacions de TI.
ITIL 4 es va llançar el 2019 i té els principals punts clau en automatitzar els processos, millorar la gestió del servei i integrar el departament de TI al negoci.
ITIL 4 conté nou principis rectors i es presenten a la figura següent:
(imatge font )
Abans d’implementar ITIL en una organització, és obligatori respondre a algunes preguntes relacionades amb like, quins problemes de l’organització intenten resoldre i quina és la ruta cap a la millora contínua del servei.
# 4) Model de canvi de 8 passos de Kotter
John Kotter ha introduït el model de canvi de 8 passos que ha desenvolupat basant-se en la investigació de 100 organitzacions que estaven en procés de canvi.
Kotter suggereix que hem de treballar molt al primer pas abans de passar als passos següents.
La figura següent explica el model de 8 passos de Kotter:
Ha esbossat el model de canvi de vuit passos per demostrar que el canvi no és un procés senzill i ràpid. Per realitzar el canvi de negoci, hauríem de tenir cura, ja que suposa una inversió enorme i a un gran cost.
Procés de gestió del canvi
Cada àrea de negoci té algunes eines i aplicacions específiques per a CM. Presentarem aquí algun exemple que ens ajudarà a esbrinar com CM treballa per a la infraestructura de TI, el desenvolupament de programari i la coordinació de projectes.
Per a la gestió de projectes
La gestió del canvi té un paper important en les activitats realitzades per a la gestió de projectes. La persona que gestiona el projecte ha d’analitzar acuradament les sol·licituds de canvi i determinar l’efecte que genera el canvi per al projecte.
plantilla d'informe d'execució de proves a Excel
Les àrees del projecte que es poden veure afectades pel canvi són:
- L'abast del projecte: Com afectarà la sol·licitud de canvi a l’abast del projecte?
- El calendari del projecte: Com es modificarà la programació de les sol·licituds de canvi?
- El cost del projecte: Com modificarà el cost del projecte la sol·licitud de canvi?
- Qualitat : Com afectarà la sol·licitud de canvi a la qualitat del projecte final?
- Recursos humans : Determineu si es requereixen recursos humans addicionals o especialitzats.
- Comunicacions: Després de l’aprovació de les sol·licituds de canvi, s’ha de comunicar als interessats adequats en el moment adequat.
- Risc : Determineu els riscos generats per les sol·licituds de canvi: riscos logístics, financers o de seguretat.
- Contractació : Una sol·licitud de canvi pot afectar els esforços de contractació de materials i mà d'obra contractual.
- Els interessats : Les sol·licituds de canvi poden generar la pèrdua de l’interès i poden afectar el suport dels interessats al projecte.
El cap de projecte ha de documentar les sol·licituds de canvis aprovades i també les sol·licituds de canvi rebutjades.
Per al desenvolupament de programari
Un canvi és una sol·licitud d'alguna cosa diferent del que es va acordar al principi del projecte, esprint, fase (depèn del contracte del client).
Presentarem aquí un nou terme: Canvia l’ordre. Una ordre de canvi és una obra que s’hauria d’afegir o suprimir de l’abast original d’un contracte.
Ens preguntem què significa canvi de desenvolupament de programari:
- Canvi d’especificacions, requisits empresarials
- Canvi de requisit
- Canvi del disseny de l'aplicació
- Canvi de codi
- Canvi de proves
- El canvi es pot originar per:
- Clients
- Usuaris
- Equip del projecte
- Equip de proves
La metodologia àgil inspira canvis en els requisits, canvis durant el procés de desenvolupament de programari i també canvis en la interfície d’usuari (IU). Les històries s’utilitzen per fer un seguiment de les sol·licituds de canvis.
Després que el client, el gestor de projectes o altres parts interessades hagin decidit que l'ordre de canvi és valuós, s'han de fer els següents passos aproximats:
- Realitzar anàlisis d’impacte
- Creeu una llista clara de quin serà l'impacte del canvi per a:
-
- Cronologia del projecte (es pot ampliar)
- Preus (s'ha de comunicar als grups d'interès)
- Abast (és possible tenir funcions que es puguin eliminar per incloure la nova)
Depenent del tipus de projecte i de la indústria, també es poden fer passos addicionals després de l'aprovació de l'ordre de canvi.
Un dels punts clau del procés de l’ordre de canvi és el procés d’aprovació. Cal aprovar la sol·licitud de canvi. Per a aquest procés d'aprovació, cal crear una entrada de la sol·licitud de canvi amb documentació detallada.
La documentació detallada ha de contenir informació sobre el preu de la sol·licitud de canvi, l’abast de la sol·licitud de canvi, el temps necessari per resoldre la sol·licitud de canvi i l’anàlisi d’impacte detallat de la sol·licitud de canvi al sistema.
Els canvis s’originen a partir de diverses fonts, inclosos els clients, els usuaris finals, l’equip del projecte o l’equip de prova.
Els canvis dels clients i dels usuaris finals solen ser canvis en els requisits. Els canvis provinents dels equips del projecte solen dissenyar canvis. Els canvis provinents de l'equip de proves poden sol·licitar canvis de codi. Els canvis s’han de comunicar al gestor de projectes de programari (SPM). S'ha d'utilitzar un formulari de sol·licitud de canvi (CR).
La sol·licitud de canvi (CR) ha de contenir com a mínim les entrades següents:
- Número de sèrie utilitzat per a la identificació única de Sol·licitud de canvi.
- Una descripció clara de la sol·licitud de canvi.
- La data en què es va plantejar la sol·licitud de canvi.
- Normalment, la sol·licitud de canvi s’ha d’assignar a algú per analitzar-la. És obligatori tenir una llista amb algunes dades relacionades amb els detalls de l'assignació. Aquesta llista conté:
- Data d'assignació
- Data de finalització
- Persones a les quals s'ha assignat la sol·licitud de canvi per a l'anàlisi
- S'ha d'assignar una sol·licitud de canvi a algú per a la seva aprovació. Per tant, haurem de fer un seguiment de les dades d’aprovació:
- Data d'assignació per a l'aprovació
- Data de finalització
- La persona responsable de l'aprovació
- També s'ha d'assignar una sol·licitud de canvi per a una resolució. Per tant, haurem de fer un seguiment de les entrades següents per a la resolució:
- Data d'assignació per a la resolució
- Data de finalització
- El responsable de la resolució
- També s'ha d'assignar una sol·licitud de canvi per a la revisió per parells. S o haurem de fer un seguiment de les dades següents per a la revisió per parells:
- Data d'assignació per a la revisió per parells.
- La data de finalització de la revisió per parells.
- La persona responsable de la revisió per parells.
- També s'ha d'assignar una sol·licitud de canvi per a les proves de regressió. Per tant, haurem de fer un seguiment de les entrades següents per a la prova de regressió:
- Data d'assignació per a les proves de regressió.
- Data de finalització de la prova de regressió.
- La persona responsable de les proves de regressió.
- Una sol·licitud de canvi ha de tenir un estat clar. L'estat pot tenir un valor del conjunt següent (obert, tancat o en anàlisi, aprovació, resolució, revisió per parells, proves de regressió)
- Quan tanquem la sol·licitud de canvi, haurem d'esmentar la data de tancament.
Per a una organització millor, després de rebre el CR s'hauria de registrar en una eina.
A continuació, s’hauria de fer l’anàlisi per entendre si la implementació és factible o no, el calendari i l’esforç necessari per a la implementació, i l’impacte del CR en el calendari i el cost del projecte.
L’estat de la implementació i el progrés de la resolució de CR s’informa mitjançant els informes setmanals d’estat als executius interessats.
Per a infraestructures de TI
Les eines de gestió de canvis s’utilitzen per fer un seguiment dels canvis realitzats a la infraestructura de maquinari d’un departament de TI. Tots els canvis realitzats a la infraestructura han de ser avaluats, aprovats, documentats, implementats i revisats sistemàticament. Els canvis realitzats a la configuració del maquinari s’anomenen gestió de configuració (CM).
Dificultats en la gestió del canvi
Hi ha moltes dificultats en la gestió del canvi perquè molts empleats no accepten els canvis. És difícil canviar si no entenguem que hem de canviar el nostre pensament. Amb un enfocament estratègic del canvi, adoptar nous processos pot ser fàcil. És necessària una comunicació clara per adoptar canvis.
A continuació es mostra una llista de reptes i dificultats:
- Conflictes: El canvi pot mostrar emocions com confusió i preocupació. El conflicte és una típica reacció no desitjada de confusió i preocupació. El líder hauria d’ajudar l’equip a superar les dificultats. Els conflictes pertorbaran el nostre horari. Aquesta és la raó per la qual hem d’actuar per mitigar els problemes.
- Planificació: El canvi no afectarà la implementació sense un pla correcte. S’han d’explicar clarament els avantatges d’un procediment sistemàtic.
- Falta de comunicació: Si la comunicació no és bona, l’especulació i els rumors formaran part de l’organització, i la manca de confiança dificultarà l’adopció dels canvis pels empleats.
- Resistència: Cal resoldre la resistència en cas contrari, crearà molts problemes per canviar.
Avantatges del procés de gestió del canvi
Un factor clau de CM és que proporciona bastides conceptuals per a les persones, el procés i l’organització que implementa el canvi.
Beneficis per a l'organització:
- El canvi és un procés planificat i gestionat. Els avantatges del canvi es coneixen abans de la implementació i serveixen de motivació per a tot el procés.
- L’organització pot respondre ràpidament a les demandes dels clients.
- Els recursos es poden alinear amb els objectius de l’organització.
- El rendiment dels empleats augmenta quan se sent recolzat i entén el procés de canvi.
- El canvi es pot implementar sense un impacte negatiu en el dia a dia.
- Permet a l'organització avaluar l'impacte general d'un canvi.
- Es millora l’eficàcia organitzativa.
- Es manté l’eficiència organitzativa.
- Reducció del temps necessari per implementar el canvi.
- Es redueix la possibilitat d’un canvi sense èxit.
- El servei al client s’incrementa i el servei als clients prové d’empleats amb confiança i coneixements.
- Augment del retorn de la inversió (ROI)
- Ajuda a planificar estratègies de comunicació útils
Avantatges per als empleats:
- En cas que el canvi estigui ben gestionat, pot minimitzar la resistència al canvi.
- Una gestió eficaç del canvi admet una transició ràpida del vell al nou i pot mantenir la productivitat.
- Proporciona suport als empleats per a les preocupacions sobre canvis.
- Un procés eficient de CM crea una comprensió correcta del canvi per al personal i el públic.
- Ajuda a planificar estratègies de comunicació eficients.
- Millora la qualitat del treball.
- Millora la col·laboració i la comunicació.
Preguntes freqüents
P # 1) Què és la gestió del canvi?
Resposta: CM és el conjunt d’eines, processos i tècniques que s’utilitzen per ajudar els individus a passar d’un estat existent a l’organització a un estat nou.
Hi ha alguns aspectes importants:
- Gestió de configuracions: Gestió de codis i requisits.
- Implementació del canvi organitzatiu.
- Seguiment de qualsevol canvi que es produeixi a la infraestructura de TI: gestió de serveis de TI (ITSM).
Q # 2) Quin és el procés de gestió de canvis de programari?
Resposta: La gestió de canvis de programari és el procés de classificació dels canvis segons criteris del projecte com ara la planificació i el cost.
P # 3) Quina diferència hi ha entre el control del canvi i la gestió del canvi?
Resposta: CM és una forma d’entendre, ajustar i adaptar-se a un nou estat normal després d’una transformació de l’organització. El control de canvis és el procés de com s’emmagatzemen, s’analitzen, es gestionen i s’inclouen els canvis als requisits al full de ruta i al calendari d’implementació.
P # 4) Quins són els tres tipus de canvis?
Resposta: Els tipus posteriors de canvis inclouen canvis de desenvolupament, canvis de transició i canvis de transformació.
Conclusió
La gestió del canvi pot augmentar l’èxit d’organitzacions i projectes aplicant eines estructurades, implementant diversos mètodes i dissenyant processos clars. La direcció superior hauria de planejar implementar el canvi de manera que els empleats considerin que el canvi els produirà uns resultats positius.
Hi ha diversos models per a la gestió del canvi. En la planificació d’aquests models s’ha de tenir en compte.
Un dels punts clau de la CM és involucrar les persones en el procés de canvi. El canvi en una organització no es pot aconseguir sense el suport dels empleats i la direcció. El pla correcte de CM ajuda a garantir que el procés de canvi sigui iniciat i gestionat per les persones adequades en el moment adequat.
Lectura recomanada
- Top 10 de solucions de programari de gestió de canvis el 2021
- 11 millors eines de gestió de configuració de programari (eines SCM el 2021)
- Tutorial Bugzilla: Tutorial pràctic de l'eina de gestió de defectes
- Tutorial de gestió de proves: una guia definitiva per a la gestió de proves
- Tutorial de revisió pràctica de l'eina de gestió de proves PractiTest
- Gestió de la configuració a les pràctiques de DevOps
- Tutorial de proves de configuració amb exemples
- 25 millors eines de gestió de projectes el 2021 (darreres classificacions)