how write effective emails qa
Què és el primer que fem quan ens posem a treballar (o, de vegades, tan bon punt ens despertem)? - Consulteu el correu electrònic, oi? De vegades no sabem com serà el nostre dia fins que no llegim tots els correus electrònics de la safata d’entrada.
En molts dels nostres articles anteriors, hem destacat la importància del bé Habilitats de comunicació per transmetre eficaçment el vostre missatge al vostre públic destinatari, un dels més importants Habilitats suaus per als provadors .
En aquest article, ens centrarem en una secció específica de comunicació escrita: el correu electrònic.
Compartim alguns consells i trucs perquè la comunicació per correu electrònic sigui més fluïda i eficaç. Això és aplicable a tots els equips i no només a l’equip de control de qualitat.
Digueu que heu rebut aquest correu electrònic:
Correu electrònic núm. 1
Per a: Equip de proves
Assignatura: Actualització de control de qualitat
Cos:
Equip,
Hi ha hagut un retard inesperat en el desplegament de codi a l'entorn de prova. Per alguna raó, el codi es va barrejar i no sabem quan es resoldran aquests problemes. Haurem d’ajornar les nostres activitats, no sé fins quan. Així que participa nosaltres mateixos en altres activitats de proves.
Està previst que la sol·licitud de canvi CR0100H68 arribi a la producció a finals d’aquest mes. Reviseu el document des del punt de compartició i doneu-me un pressupost.
Gràcies,
X, equip de control de qualitat.
Creieu que el correu electrònic és eficaç? Compareu-lo amb el següent:
Correu electrònic núm. 2
Per a: Equip de proves
Assignatura: El desplegament del codi de l'entorn de posicionament s'ha endarrerit - indefinidament i CR0100H68- necessita anàlisi
Cos:
Hola equip,
Avui tinc dues actualitzacions per a l’equip.
# 1) Problemes de desplegament de l'entorn de prova:
- A causa de motius inesperats, el desplegament del codi de l'entorn de prova es retarda (encara no hi ha cap ETA). Hem d’ajornar les nostres activitats de posada en escena fins que tinguem més actualitzacions.
- Si us plau, creeu les plantilles per a l'auditoria de qualitat fins que no es resolgui.
# 2) Nova actualització i tasques per a la sol·licitud de canvi CR0100H68:
- Es preveu que es publiqui a finals de mes.
- Reviseu els documents i demaneu-me els detalls següents per EOD.
- Quants escenaris de prova necessitem?
- Quina quantitat de la documentació existent haurem de canviar?
- Quant de temps per escriure la nova documentació?
- Requisits de dades de proves?
- Proveu el temps d'execució?
Gràcies,
X, equip de control de qualitat.
Si fos un destinatari del correu electrònic núm. 1, això passaria:
- Potser ni tan sols l’obriré de seguida perquè l’assumpte no fa res per transmetre la importància del contingut del correu electrònic.
- Fins i tot si l’he obert, admetem-ho, és només un gran tros de paraules; tediós, com a mínim.
- Les tasques a fer o les expectatives de mi són bastant vagues, de manera que realment no tinc ni idea de què fer.
Però si rebo el correu electrònic núm. 2:
- Sé de què tracta el correu electrònic: l’assumpte m’ajuda a endevinar correctament el to del que s’està comunicant.
- El contingut està clarament organitzat en punts amb pics per facilitar la comprensió de les coses.
- Totes les tasques que cal fer i l’ETA estan clarament definides perquè pugueu saber què fer.
L’ideal seria dividir el missatge i enviar dos correus electrònics separats sobre els dos temes sobre els quals estic proporcionant actualitzacions.
Però aquesta és la vostra elecció.
Com podeu veure, prendre mesures senzilles ha millorat la qualitat de la comunicació.
Directrius que fan que la comunicació per correu electrònic sigui més fluida i eficaç
# 1) Organitzeu els vostres pensaments abans de començar a redactar el correu electrònic.
# 2) Utilitzeu la línia d'assumpte en benefici vostre: definiu el to del contingut que contindrà el correu electrònic. Si voleu, doneu als destinataris un cop d'ull al que hi ha a dins.
# 3) Utilitzeu el senyal 'Important' del programa de correu electrònic per indicar una comunicació crítica, però, de nou, sigueu prudent en la vostra decisió quant a allò que és important. Per exemple, si la prova no pot continuar a causa d'un error i tots els equips ho necessiten, marqueu el correu electrònic com a important.
# 4) Definiu clarament la intenció del correu electrònic. Hi ha tres motius bàsics per a un correu electrònic
- Esteu proporcionant informació - Sigues nítid sobre allò que escrius. Deixa-ho clar, que sigui senzill. Mantingueu-ho concís.
- Sol·liciteu informació - Què vols, quan vols, com ho vols.
Per exemple, M'agradaria una còpia del document del pla de proves per part de l'EOD. Col·loqueu el mateix a la carpeta del projecte comú i feu-m'ho saber . - Una afirmació com aquesta us indicarà 'Què- el pla de prova, quan - EOD i com - col·loqueu-lo a la carpeta comuna. - Reconeixement - Són línies senzilles i no en tenen gaire. Normalment 'Gràcies' o 'Fet'.
# 5) Intenta fer una correcció ortogràfica. La majoria d’aplicacions de correu electrònic inclouen l’opció de realitzar aquesta comprovació obligatòriament cada vegada que s’envia un correu electrònic.
bons llocs per veure animis gratis
# 6) Quan s’inclou a la llista de CC, vol dir que es tracta d’un FYI. Per tant, només heu de saber què passa, però no s’espera cap acció vostra.
# 7) No utilitzeu 'Respon a tots' quan no sigui necessari.
# 8) Per evitar que 'es respongui a tots' un missatge de correu electrònic que heu enviat a diversos destinataris, feu servir BCC totes les adreces de correu electrònic.
# 9) Sigues sensible. Quan envieu comentaris crítics o negatius sobre una persona o producte, intenteu fer-ho parlant directament amb la persona o envieu un correu electrònic a aquesta persona.
Lectura suggerida = >> Eines de verificació de la línia d'assumpte per correu electrònic
Alguns consells més per evitar els moments 'Vaja'
# 1) Afegiu les adreces de correu electrònic als camps Per a, CC o BCC al final un cop hàgiu compost el correu electrònic i estigueu satisfet amb el contingut que heu escrit. Això es deu al fet que, de vegades, és possible que accediu accidentalment a 'enviar' abans que estigueu llest i acabeu sent el remitent d'un correu electrònic incomplet o incorrecte.
# 2) Quan passa que heu enviat un correu electrònic mig complet (o mig incomplet, segons la vostra inclinació filosòfica) per error, hi ha una opció de recuperació disponible per esmenar.
# 3) Si no esteu escrivint correus electrònics oficials, intenteu que un parell us el llegeixi abans d’enviar-lo i obtenir la seva opinió.
# 4) No utilitzeu una expressió col·loquial ni un idioma a menys que sàpiga què significa. És possible que acabis dient alguna cosa vergonyós i que un correu electrònic un cop enviat estigui pràcticament en pedra.
Realment espero que això us ajudi a escriure millors correus electrònics. Comparteix les teves experiències amb nosaltres.
Tens algun consell més? Proporcioneu els vostres comentaris i no dubteu a fer comentaris a continuació.
Lectura recomanada
- 10 MILLORS eines de prova de correu electrònic per a la vostra pròxima campanya de correu electrònic amb èxit
- 10 millors generadors de correus electrònics falsos (obtingueu una adreça de correu electrònic temporal gratuïta)
- 10+ Millor rastrejador de correu electrònic (programari de seguiment de correu electrònic) per a usuaris de Gmail i Outlook
- Els 10 millors serveis de verificació i validació de correu electrònic del 2021
- 5 proveïdors de serveis de correu electrònic transaccionals més populars el 2021
- Com formar un equip de proves eficaç
- Com es pot crear un equip de control de qualitat amb èxit
- Creació d'equips en proves de programari: com crear i fer créixer el vostre equip de control de qualitat